Servicios Legales frente a la prueba de fuego de la digitalización

Aunque la pandemia causada por el coronavirus continúa generando un drama humano, es inevitable reconocer que en muchos ámbitos ha permitido grandes avances que la humanidad no tenía previstos.

Entre estos cambios profundos se incluyen las nuevas maneras de hacer negocios, la transformación de los ambientes laborales, las metodologías para el manejo de la cadena de suministros y las formas de contratación entre muchos otros factores que impactan tanto al ámbito privado como al sector gubernamental.

Dichos cambios han hecho obligatoria la adopción de nuevas dinámicas, y con estas, la especialización de servicios como los legales, que han tenido que aprender sobre la marcha a navegar en las aguas inciertas de las nuevas tecnologías qué, tan solo en algunos meses, han cambiado la forma de gestionar las empresas en medio de nuevos esquemas y procesos administrativos y judiciales.

Frente a la no presencialidad, algunas de estas tecnologías se han hecho de uso diario con la necesidad de desmaterializar los expedientes en papel y digitalizarlos para evitar la parálisis del aparato productivo del país. Ejemplos palpables de esta nueva realidad son el almacenamiento de documentos en formatos digitales, el uso de la firma electrónica y de la factura electrónica, esta última, reglamentada a finales del 2020 por el decreto ejecutivo número 766 del 29 de diciembre.

Ahora, como es obvio, el proceso de adopción de estas nuevas tendencias tomará su tiempo y aunque ya existen marcos normativos para implementarlas, para el común de las empresas y las personas todavía existen demasiadas gestiones ante las entidades gubernamentales, en las cuales se exige la presentación de documentos en papel, o en otros casos, la realización de autenticación de firmas de contratos u otros documentos ante los notarios públicos.

Aunque sabemos que el papel y la tinta tardarán en reducirse y algún día desaparecer, temas como la facturación electrónica han obligado a las empresas a reforzar sus equipos legales, e incluso a tercerizar estos servicios para ponerlos en manos de expertos con amplia experiencia en el manejo de clientes internacionales, quienes ya manejan estas dinámicas digitales desde hace varios años.

Aunque la factura en físico tiene aún plena validez en el país, según las normas expedidas por el Ministerio de Economía y Finanzas, la factura electrónica, ya posee la misma fuerza probatoria a la facturación emitida en papel por los equipos fiscales de todas las organizaciones.

Si bien es cierto que la implementación de estas herramientas son un hecho en el país, también es innegable qué existen muchas zonas grises para su uso, por lo que los departamentos legales qué han hecho bien la tarea de actualizarse, marchan a la vanguardia.

Pero más allá de la facturación electrónica, la nueva realidad nos ha impuesto el uso de muchos otros instrumentos digitales para fines legales, contables y administrativos, todos estos en proceso de adopción a diferentes niveles con ejemplos palpables como lo es la plataforma del gobierno nacional, Panamá Compra, la cual permite que tanto los actos de contratación pública como los recursos legales se presenten en su gran mayoría de manera digital.

Como vemos, el cambio es palpable y en el futuro próximo la responsabilidad de los equipos legales estará a prueba, pero con ella, también se plantea un reto muy grande para la administración pública que en algún momento tendrá que cambiar sus viejas estructuras comenzando por el sistema de notarías cuya digitalización aún está en el tintero.

 

 

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Fuente:

BDO Panamá: Práctica legal y nuevas tecnologías – Series Rethink