Imagínese este escenario: Su empresa está siendo auditada por la administración tributaria, y le solicitan una serie de detalles y explicaciones sobre sus últimas declaraciones juradas del Impuesto sobre la Renta, que usted no puede suministrar, porque no hay papeles de trabajo.
O este otro: La nueva gerencia general de la empresa le pregunta porque se utiliza determinada posición fiscal sobre la amortización de intangibles, y usted no puede responder porque esto “se ha hecho así por muchos años” y esta posición se adoptó antes que usted empezara a trabajar en la empresa. Ambas situaciones podrían exponer potencialmente a la compañía ante las autoridades y ante los accionistas.
Aunque en temas tributarios y de cumplimiento, nunca debe haber ni sorpresas, ni sorprendidos; una conciencia fiscal clara, solo se puede lograr con un marco de control tributario sólido y cuya eficacia esté comprobada. El aseguramiento tributario incluye no sólo cómo los impuestos terminan en las cuentas contables, sino también la apropiada contabilidad fiscal y el cumplimiento.
A modo de referencia, la OCDE define un marco de control tributario simplemente como “la parte del sistema de control interno que asegura la precisión y la integridad de las declaraciones y divulgaciones fiscales”.
Cada vez más, las autoridades fiscales y los reguladores esperan que las empresas hayan considerado esta definición y puedan demostrar los pasos que han tomado para poner en práctica sus propios marcos de control tributario.
La OCDE establece que hay seis componentes básicos que sustentan las buenas prácticas en un marco de control tributario. Estos se pueden resumir de la siguiente manera:
1. Las empresas deben tener una estrategia fiscal -debidamente documentada- que establezca los estándares de conducta esperados sobre cómo desea que se gestionen los impuestos en el negocio.
Este perfil tributario de la empresa establece un tono claro desde los líderes de la empresa, el margen de aceptación de los riesgos y proporciona claridad sobre los estándares esperados de conducta de cómo se administran los impuestos en el negocio.
2. Los procedimientos tributarios que respaldan la estrategia tributaria y la política tributaria de la empresa deben estar implementados e integrados en las operaciones diarias.
Pero con la creciente complejidad en las áreas técnicas y los requisitos de nuevos informes para la administración tributaria, todo con mayor transparencia y un mejor rendimiento y menos recursos, se requiere que las empresas optimicen sus procesos internos y aumentar el uso de la tecnología para mejorar la eficiencia y eficacia operativa.
3. Se deben asignar las responsabilidades de alta gerencia y de los accionistas en el diseño, implementación y efectividad de la estrategia tributaria de la empresa, así como las responsabilidades del departamento de impuestos en esa implementación y la asignación adecuada de todos los recursos necesarios.
4. Se debe documentar la gobernanza, que respalda los impuestos, con los procedimientos y reglas aplicables, incluida la asignación de responsabilidades para la gestión de los impuestos. La gobernanza fiscal proporciona el aseguramiento sobre las responsabilidades, metas y líneas de reporte.
5. Se deben realizar pruebas y monitoreo periódico sobre las políticas y procedimientos del marco de control tributario para asegurar su efectividad.
6. El marco de control tributario debe dar seguridad a los accionistas y a las autoridades que el riesgo fiscal está bajo un control apropiado y que los resultados fiscales de la compañía son confiables.
En el área de administración del riesgo tributario, firmas como BDO aportan a través de un diagnóstico o una radiografía sobre el marco del riesgo y del control fiscal, así como de los procedimientos de aseguramiento que hayan establecido.
Realizamos una evaluación de los controles internos del área tributaria para cada tipo de impuesto y esto incluye:
- Personal encargado, su experiencia y capacitación.
- Procesos y controles internos.
- Políticas, documentos y formatos.
- Procesos de revisiones internas y externas.
- Manejo y documentación de las asesorías y consultas.
En BDO tenemos como objetivo, apoyar a nuestros clientes para dar seguridad a la gerencia superior, a los accionistas, a la administración tributaria y a los entes reguladores, de que tienen una estructura de control tributario robusta. Le ayudamos a crear un “archivo de defensa”, para que puedan rápidamente demostrar una fuerte administración del riesgo fiscal y buenas conductas tributarias, lo cual podrá evitar situaciones en el futuro que supongan un impacto en la gestión tributaria o financiera de una compañía.
Por: Simone Mitil A., Socia Líder de Servicios Tributarios y Legales